Estudio de caso de uso
Nextcloud Hub es una plataforma muy versátil utilizada en una amplia variedad de sectores y empresas y entidades de todos los tamaños. Tal y como se explica en la página de descripción de la plataforma, son cuatro los componentes (Files, Groupware, Office y Talk) que ofrecen diferentes funcionalidades a los usuarios de forma independiente e integrados entre sí.
Cuando empiezas a utilizar Nextcloud Hub, se debe principalmente a que representa la solución a un problema que puedas tener. Un problema que causa una pésima colaboración y comunicación entre tus compañeros y, en última instancia, afecta a la productividad.
Seguidamente, se exponen algunos ejemplos en los que Nextcloud Hub resulta una excelente opción para fomentar la productividad de tu empresa o entidad.
Colaboración interdepartamental en equipo
Es probable que en tu empresa existan diferentes departamentos que se integran como grupos en el sistema de gestión de usuarios. Cada departamento cuenta con su propio espacio de almacenamiento, que puede o no ser visible para el personal de otros departamentos. El límite y el control de acceso deben implementarse a nivel departamental, no de usuario; mientras que los responsables de departamento y otros gestores de proyecto deben poseer más permisos que otros trabajadores. Además, existe la necesidad de implementación de un método simple y flexible para aunar a los trabajadores de diferentes departamentos cuando necesiten colaborar en iniciativas interdepartamentales. Pongamos como ejemplo situaciones reales como, en este caso, la organización de eventos o el anuncio de lanzamiento de un nuevo software.
En Nextcloud Hub, estos escenarios pueden ser abordados de diferentes formas:
- Accede al sistema de gestión de usuarios para conformar los grupos y obtener la afiliación de usuarios. Luego, define un administrador de grupo para delegar en algunos usuarios la gestión de tareas, restringida al ámbito grupal.
- Utiliza las carpetas de grupo para crear carpetas de proyecto con un límite de almacenamiento específico y reglas granulares de control de acceso.
- Permite a los usuarios la definición de «Círculos», es decir, grupos de usuarios que poseen la mayoría de las características de los grupos conformados en lo que respecta a uso compartido y control de acceso.
- Permite a los usuarios la invitación de colaboradores externos gracias a la aplicación Guests.
- Fomenta la colaboración con los tableros en Deck, conversaciones en Talk, tablas y calendarios compartidos.
Algunos de estos procedimientos son complementarios y otros alternativos. Con todo, existen muchas formas en que es posible adaptar la plataforma a cada caso particular, asegurando la confianza de todas las partes interesadas en un entorno de trabajo digitalizado bajo control.
Estamos aquí para ayudarte en la toma de decisiones clave en la fase temprana de evaluación de diferentes opciones de implementación y ofrecemos formación para que los usuarios saquen el mayor partido a la plataforma.
Gestión de seminarios web
En la actualidad, los seminarios web son un método de uso muy extendido como complemento a las ferias presenciales en el marco de la estrategia de marketing de producto y servicios.
Mientras que la cara visible a los prospectos dura, más o menos, una hora (duración promedio de una sesión), las fases previas y posteriores al seminario web resultan complejas y requieren mucho más tiempo.
Nextcloud Hub ofrece infinidad de posibilidades para la gestión de tus seminarios web:
- Planifica los seminarios web en un tablero de Nextcloud Deck o en Tables. Existe la posibilidad de hacerlo en equipo, ya que ambas herramientas son colaborativas y poseen características avanzadas: asignación de usuario, integración de calendario, etiquetas, cronograma de actividades, etc.
- Centraliza tus activos en una carpeta de Nextcloud. Esto significa que también tendrás tus documentos versionados y que cualquier miembro del equipo puede acceder, editar y sincronizar los archivos siempre que quiera.
- Organiza el seminario web en una conversación interna de Talk. Tendrás acceso a todas las funciones de chat y videoconferencia a la vez que tienes la opción de crear tareas sobre la marcha a partir del mensaje de un chat, acceder a recursos compartidos sin necesidad de cambiar de pestaña y de añadir o eliminar miembros del equipo si se producen cambios en el equipo del seminario web.
- Celebra el seminario web en tu sistema. Los participantes tendrán acceso al seminario web a través de una URL de tu dominio y con un diseño gráfico corporativo y un vestíbulo opcional. Este servicio incluye todas las capacidades de moderación, encuesta, pantalla compartida y grabación. Tendrás todo lo que necesitas a tu alcance para una experiencia más que exitosa en la organización de seminarios web.
- Almacena tus presentaciones de diapositivas y grabaciones editadas en tu Nextcloud y, si quieres, compártelas a través de un correo electrónico de seguimiento.
Nos encargamos de la instalación y configuración de la infraestructura de videoconferencia para que puedas celebrar seminarios web con decenas o cientos de participantes.
Además, configuramos tu instancia de Nextcloud para un rendimiento óptimo.
Almacenamiento escalable
El almacenamiento es uno de los principales componentes de Nextcloud, ya que la documentación de los usuarios acaba en un sistema de almacenamiento.
Nextcloud Hub ofrece dos opciones de almacenamiento primario, que es el almacenamiento al que la aplicación tiene acceso exclusivo:
- Sistema de archivos: local o distribuido, se especifica en el parámetro de directorio de datos.
- Almacenamiento de datos: un sistema de almacenamiento compatible con Amazon S3.
A la hora de determinar una opción u otra, cabe tener en cuenta que no existe ninguna forma para migrar de un sistema de almacenamiento a otro. Así pues, la complejidad que entraña la migración es proporcional al número de archivos almacenados en Nextcloud. Además, la aplicación gestiona de forma diferente la nomenclatura, versionado y diseño de los archivos. Por este motivo, podría resultar incluso más complicado operar desde la plataforma y restaurar instantáneas de bases de datos. En último lugar, el encriptado en tránsito y en reposo también se gestiona de manera diferente.
También nos encargamos del asesoramiento al arquitecto del sistema, que necesita tener una visión clara de las ventajas e inconvenientes que entraña cada solución.